Privacy verklaring

1. Identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke

SparkWithin Coaching (eenmanszaak)
Zaagbekhof 6, 2614 DH Delft
KVK: 89449176
E-mail: frieke@sparkwithin.nl
Verwerkingsverantwoordelijke: Frieke Vonk

2. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

SparkWithin verwerkt uitsluitend gegevens die nodig zijn voor coaching, NLP-coaching, hypnose, trajecten en administratie.

Gegevens die kunnen worden verwerkt:
– Voor- en achternaam
– Adresgegevens
– Telefoonnummer
– E-mailadres
– Factuur- en betaalgegevens
– Coachinggerelateerde informatie die vrijwillig gedeeld wordt
– Notities uit sessies
– Gegevens in intakeformulieren of vragenlijsten
– Gegevens via Quenza
Er worden geen bijzondere persoonsgegevens verwerkt, tenzij deze vrijwillig gedeeld worden binnen coachingcontext.

3. Waarom worden deze gegevens verwerkt? (Doelen)

– Uitvoering van het coachingstraject
– Planning en communicatie
– Toegang bieden tot Quenza-modules
– Administratie en facturatie
– Wettelijke verplichtingen (o.a. fiscale bewaarplicht)
– Kwaliteitsbewaking en verslaglegging

4. Op basis waarvan worden gegevens verwerkt? (Grondslagen)

– Uitvoering van de overeenkomst
– Wettelijke verplichting
– Gerechtvaardigd belang (kwaliteit & dossiervorming)
– Toestemming (bij intakeformulieren of vrijwillig gedeelde informatie)

5. Hoe lang worden gegevens bewaard?

Administratie: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht Belastingdienst)
Coachingdossier/notities/intakegegevens: maximaal 2 jaar na afronding van het traject
E-mailcommunmunicatie: maximaal 2 jaar

6. Delen van gegevens met derden

SparkWithin deelt alleen gegevens met derden wanneer noodzakelijk:
– Quenza (AVG-proof coachingplatform)
– Boekhouder (financiële gegevens)
– Belastingdienst (indien verplicht)
Met alle verwerkers zijn verwerkersovereenkomsten gesloten. Gegevens worden nooit verkocht.

7. Beveiliging

– Versleutelde opslag via Quenza
– Beveiligde apparaten
– Sterke wachtwoorden en 2FA
– Toegang uitsluitend door Frieke Vonk
– Vernietiging van papieren notities na bewaartermijn

8. Rechten van de coachee (AVG)

– Recht op inzage
– Recht op rectificatie
– Recht op verwijdering (voor zover wettelijk mogelijk)
– Recht op beperking van verwerking
– Recht op dataportabiliteit
– Recht op bezwaar
Verzoeken kunnen worden ingediend via: frieke@sparkwithin.nl

9. Datalekken

Datalekken worden direct onderzocht en gemeld conform AVG-richtlijnen.

10. Minderjarigen

Er worden geen gegevens verwerkt van minderjarigen zonder schriftelijke toestemming van ouder/verzorger.

11. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd. De meest recente versie wordt altijd op verzoek verstrekt.

12. Contact

Voor vragen over privacy of gegevensverwerking:
E-mail: frieke@sparkwithin.nl